ERP物料信息编码体系的研究与实践

在当今信息化的时代，市场竞争首先是信息资源的竞争。为了适应市场环境的需要，快速、准确、动态地了解和管理生产过程中的的运作状况，进一步提高企业管理水平和工作效率，提升企业的综合实力，企业信息化建设是一条必由之路和有效途径。

实施企业信息化建设，一个必要的前提和首要的任务就是对企业管理信息进行分类与编码，它将直接关系到企业信息系统平台的运行质量和管理工作的状态与效率。因此建立科学合理的信息编码体系是企业实施信息化建设开发数据库系统和各项信息管理的一项最重要的基础工作和依据。

建立企业编码体系及信息编码工作是一项复杂系统的基础工程，涉及到企业各项业务、各种专业。既要符合企业的特点和实际，又要考虑到企业今后的发展和扩充;既要强调信息编码的规范化，又要方便操作。因此在建立信息编码体系的具体实施中必须贯彻“统一制定、循序渐进、分批实施、逐步完善”的原则。笔者在压力容器制造企业实施ERP的过程中就建立物料信息编码体系进行了认真地研究和实践，取得了较好的实效。

一、建立ERP物料信息编码体系的重要性

建立物料编码体系是企业实施企业信息化建设平台应用ERP的首要步骤，它是信息管理基础工作中必不可少的重要环节。物料代码是ERP系统最基本的信息单元，它是检索、处理信息数据的依据，物料代码一旦输入系统确定发生业务后，一般不允许修改和删除，它将关联设计、技术、计划、生产、销售、库存、采购、财务、成本、质量等信息形成系统的初始基础数据记录并贯穿在整个管理流程中。

企业物料信息编码的系统性以及代码结构的合理性与信息表达的丰满程度(包容性)将对ERP系统的运行效率和生命周期起到关键性的重要作用，因此企业必须下大力气组织有关人员，建立本企业的物料代码体系。

二、编制物料代码必须具备以下基本特征

㈠唯一性

指一条物料代码只能代表一个指定的物料，即某一个物料只能找到一条相对应的物料代码，而绝无数条物料代码;同理，一条物料代码也绝无数项信息。因此，物料代码的唯一性是编码中最根本的特性和必须严格遵守的基本原则。确保物料代码唯一性的主要措施是对编码对象的特征进行树形结构化的分析归纳及排序分类并采取一定的技术措施首先做到编码对象的唯一性。

㈡可读性

编码的目的是为了便于对信息进行快速地检索、查询、分类、汇总等处理操作。物料代码设计应力求简单明了，容易识别，方便记忆，减少错误概率，提高操作的效率。因此物料代码应选择易于记忆的字母、符号或数字，赋予暗示及联想性。信息的分类和排序应当按照信息的分类特征，采用树形结构模式组织信息阵矩，充分运用电脑快捷自动的逻辑处理功能完成物料代码的操作，使物料代码具备良好的可读性。

㈢稳定性

稳定性是指信息代码一旦分配，只要信息的基本特征没有发生变化，就应保持不变。例如：同一项目的名称、同一工艺的位号、同一设备的名称、同一材料的型号规格都必须采用相同的标识代码并保持稳定不变。即使该项目停止生产，其标识代码应至少在近数年内不能用于其他项目上。另外，即便该项目已不在管理中使用，由于要保存历史纪录，需要在数据库中较长期地保留他的标识代码。在编制物料代码时所有的信息都应当按照物料代码树结构的形式有序存放，做到编码集中存档，始终保持物料代码的连续性和完整性。

㈣扩展性

物料代码要考虑到企业管理组织机构的发展趋势以及未来新产品、新材料、新工艺开发的变化，预留信息的伸缩延伸余地以有利于物料代码的逐步扩充和不断完善。

㈤操作性

在ERP程序中所有操作都是通过数学逻辑运算来实现的，为了避免处理错误而发生死机现象，物料代码应使用常用的英文字母或数字字符，尽可能少用或不用汉字及特殊符号(如‘#’、‘-’、‘*’)等。物料代码良好的可操作性对建立一个和谐的应用环境，确保操作的正确性具有重要的意义;同时对企业今后实现条形码管理奠定良好的基础。

物料代码的编制过程是一项复杂严谨的工作，涉及到企业管理、制造专业理论、信息管理系统、计算机数据处理、统筹逻辑等知识。笔者在ERP物料编码的研究和实施中体会到：编制科学实用的物料代码体系必须掌握两个要点，一是制定行之有效的编码方案，二是使用科学合理的编码方法。有的ERP开发商常常声称自己拥有“物料编码数据库”可以让企业套用现成的代码体系，实践证明这种“参照模式”只能起到演示范例的作用并不能代替企业自身的物料编码体系，如果这种“参照模式”延用下去对ERP系统的健壮性和生存力都是十分不利的。所以企业在实施ERP时一定要结合本企业的实际全盘考虑精心设计，把物料代码的编制视为基础管理的重中之重，千万马虎不得。