企业如何选择物流信息管理系统

　　企业信息管理系统中的管理方案凝聚着行业的宝贵管理经验，是实现对企业规范化管理的最佳方式。一套功能完善、实用的信息管理系统相当于把企业所有业务和员工作业放在了信息管理系统这一 “生产流水线”上高效、规范地运作。

　　在跨区域、跨行业的大型物流企业中，如果没有一套完善的管理系统，很难想像它如何能够应对成千上万、瞬息万变的货物信息以及各种复杂的业务流程，从而确保企业发展壮大。

　　虽然许多物流企业都已开始使用信息管理系统，但是，由于在添置系统时没有做好准备，没有确立正确的信息管理目标，或者没有根据自身管理环境选择具有拓展功能的管理系统，导致不少物流企业都在应用过程中不同程度地对管理系统产生了一定误解，以为它只是对合同、单证、货物等的记录和查询、统计，并没有真正使用信息管理系统中强大的综合管理功能，同时由于已使用的管理系统没有企业的自主更新、升级的功能，致使信息管理系统不能与公司的业务发展同步升级和完善，有的甚至成为企业发展的烦恼和绊脚石。

　　如果企业选择管理系统仅仅是管理某项业务，如对单证、货物或货款的统计、查询，而不是选择从公司业务产生开始的一系列综合管理，如：订单、货物、仓储、运输、财务结算、绩效管理、决策分析、市场预测、经营状态、风险预警、统计查询等等，或者图简单和便宜，只应用管理系统中的某项管理功能，这不仅对企业管理没有多大的帮助，有时还会约束了企业的发展，也就失去了应用管理系统的真正意义。

　　事实上，一套功能完善的信息管理系统不仅能为企业管理提供高效、可靠、经济、安全的管理手段，大幅提高工作效率、降低运营成本，而且能显着地优化管理、减少中间管理环节，洞察公司全局，并且能为公司决策层提供真实可靠的信息，所以物流企业在选择管理系统时必须首先明确自身管理目标和管理方案，选择适合企业自身现状和发展需要的信息管理系统。

　　由于信息管理系统的管理功能必须要求与现实管理具有一致性和同步性，软件工程开发人员如果没有丰富的物流业务管理经验，或者没有认真作好行业管理方案的调查，没有物流行业综合管理常识，他们所开发的管理系统也不可能会满足企业的管理要求。同样，物流企业在添置管理系统时，并不能简单地视同添置一套设备那样，择简单、便宜而置，应该抱着将要把公司的业务全部交给信息系统进行管理的思想，同时还要制定明确的管理目标、方案去选择信息管理系统。

　　由于企业的管理是随着业务的发展而不断地发展和完善的，这就要求管理系统无论是在管理功能上还是在操作上都必须符合企业发展的要求。企业在选择管理系统时绝对不能轻信“多年运行”、 “成熟管理方案”等说法，因为市场环境在不断变化，企业的业务也在不断发展变化，经营管理流程更是在不断调整、完善之中，并且每个企业都有自己的管理特色，所以任何一套信息管理系统只是相对地成熟和完善。企业自身没有做好细致的需求调查，正确添置 “量身定制”而直接套用现成的管理系统是不可取的，即使部分管理功能可以套用，但企业管理 “特色”往往就是应用单位管理要点，勉强使用现成的管理系统也不过是 “勉强”运行管理系统、“勉强”管理企业业务。

　　信息系统没有强大的综合管理功能不可能成为企业管理的 “助手”，但除此之外，一套优秀的信息管理系统还必须具备可以让用户根据各自的发展要求对系统进行自主更新、维护系统的功能。这就要求软件开发商除了必须拥有一套相对成熟和完善的企业管理方案之外，还要赋予系统具备自我更新和维护的功能，可以不断升级，从而实现为用户 “量身定制”下的灵活的管理功能配制。

　　选择符合企业自身现状及将来发展的信息管理系统，对企业是一项重大的管理决策。那么物流企业应该怎样选择物流信息管理系统呢？我这里有以下几点建议：

　　一、与软件公司共同制定出企业的主营业务管理流程方案和统计报表方案，特别是 “特色”环节绝对不能丢掉。使用单位与软件开发商要一同确定本单位业务管理需求，参考同行管理经验和自身管理 “特色”，制定出 “量身定制”的信息管理系统的管理方案。

　　二、制定由浅入深的实施方案。物流企业一般具有网点分布地域广、人员难以集中、管理流程多的特点，没有一套简易可行的实施方案是难以推广应用管理系统的。特别在要害部门和重要环节，如网点的新订单 （业务合同）、财务结算等地方，没有一套完善的培训和实施方案，是难以正确推广和应用信息管理系统的。

　　三、使用单位需认真调查软件开发商的技术实力和开发手段。没有ERP开发经验和没有自主的、先进的ERP开发技术，而仅仅只有一般编写代码方式开发的信息系统难以满足企业业务不断调整变化，系统自主更新的需求。

　　四、一定要选择具有用户自主更新、调整管理功能的管理系统。用户不可能将自己的业务放心地全盘交给一套固化的，不能根据自身业务变化而自主调整、更新的信息管理系统去进行业务的综合管理。

　　五、用户必须要求软件供应商提供系统维护技术培训，将系统更新、维护、数据安全、数据备份等技术移植到用户手里，否则难以保障系统能够长期正常、安全地运行。

　　六、根据企业自身经济基础和管理方式选择低成本的硬件添置方案，不要盲目地追求高档硬件，除服务器外，基层的电脑硬件不必添置高档配置的设备，只要够用就行。基层设备投资往往是企业应用信息管理系统中最大的投资项目，好的信息管理系统不是完全依赖基层硬件运行的，所以只要本着节省投资的原则，采购到能满足系统运行的一般配置硬件设备即可。

　　七、用户一定不能抱着勉强、够用的思想来选择信息管理系统。将来企业发展的趋势必然是要全盘交给信息系统进行管理，所以谁也不愿对自己企业进行勉强、大约地管理。要把信息管理系统当成企业的管家，认真、全盘、详细地探讨和研究、选择信息管理系统。

　　八、物流业属服务行业，用户必须重视系统是否具有良好的客户服务功能。如：货物查询、结算查询、客户信息反馈，客户自主查询等。这些功能直接体现了企业对外服务能力和形象，是影响企业发展的重要因素，所以要求信息管理系统必须具有一套完善的客服管理体系。

　　除上述几点要引起重视外，用户还必须认真考虑应用信息管理系统的管理目标。如：

　　单证全程管理、查询和统计；

　　对单证、货、车、人、事、钱的综合管理；

　　对业务的全程监控，各管理环节的违规预警管理；

　　对财务管理中电子账本的综合管理；

　　对报表的组合、样式、内容等管理；

　　对管理流程的权限分配和登录、操作的管理；对客户服务的管理。

　　尤其值得重视的是：系统应有正确的综合预警、财务综合管理、统计分析功能。如：

　　总部各网点、业务环节的当前状态监控和管理分析；

　　市场、经营决策分析；

　　财务综合决策分析；

　　绩效综合管理分析；

　　管理系统的兼容性；如对第三方硬件、GPS的支持等；

　　跨年度财务管理方案；

　　长期滞纳数据批量处理方案。

　　特别是异常分析、预警功能，这是企业管理中最实用、最直接有效的管理手段。一套优秀的信息管理系统应有这些的管理功能，用户要根据管理需求制定出管理提示、违规、限额等预警值的系统管理方案，这样才能充分发挥信息管理系统的数据自动化处理、高效管理功能，使企业管理更快捷、准确和安全。

　　应用信息管理系统时，可以通过比较财务手工账本是否与电子账本数据一致，衡量出系统应用是否成功和正确实现管理目标。如果财务手工账本与电子账本是一致，说明系统数据是正确、应用无误，是成功的标志之一，否则就是不成功或者管理方案设计有漏网、有缺陷。

　　另外，许多用户在应用了信息管理系统后，都因系统滞后的管理功能而感到无奈，有的甚至产生放弃使用信息管理系统的想法，其实这是不必要的。不要丢弃已投资的信息管理系统，重新回到手工时代，而应该在原来的基础上积极提高，更新和优化管理方案，完善和更新管理系统，或者重新添置更完善、更强大的信息管理系统，使企业管理更积极、更主动、更完善。

　　信息管理系统是物流企业的现代化管理手段之一，它的应用不仅能为企业节省运营成本，更为重要的是能够大幅减少管理中间层，不受经营中人为因素的干扰，把运营状态和结果真实、快捷地实时反映出来，为管理者提供可靠的决策信息，同时企业可不受任何人事流动事件的干扰而保持业务正常经营，这些优点对许多大型零担物流企业都有着重要的意义。

　　时代在进步，企业在发展，信息时代的今天，软件技术和网络技术日新月异，给我们提供了更有效、更科学、更强大的管理手段。我们也应该充分利用这些资源和手段来经营和管理企业，让每个管理者在决策时更科学，在管理时更从容，使企业的运作更高效，发展更壮大！