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物料发放需有正式的发货凭证,仓库保管员必须认真核对发货凭证。首先,要审核凭证的真实性;然后,核对物料的品名、型号、规格、单价数量、收货单位等;最后,审核发货凭证的有效期等。
审核凭证之后,按照单证所列项目开始各货工作。出库物料应按出库凭证上开列的各项信息发货,不得有任意变更、代用或增减数量,如有通用材料也必须经主管业务部门重新开具凭证才能发货。同时出库物料应有质量证明证件,同一批到达的物料只有一份技术证明资料者,应按原件转抄,并加盖公章,原件由仓库保存,便于必要时查阅。机械、仪器仪表、配套产品附带的使用说明书、产品合格证等证件不另抄写,将原件发出。备货时应按“先进先出”、“易坏先出”、“已坏不出”的原则进行。
(二)复核
复核货物出库凭证的抬头、印鉴、日期是否符合要求,经复核不符合要求的货物应停止发货。对货物储存的结余数进行复核,查看是否与保管账目、货物保管卡上的结余数相符。对于不符的情况应及时查明原因。复核的内容包括三核对、三齐全、三不走、三清点。
三核对:核对单据、核对品名规格、核对数量与质量。
三齐全:配套齐全、证件齐全、随商品资料齐全。
三不走:包装不好不走、数量与质量不符不走、装载不合安全规则不走。
三清点:仓库保管员清点、库房负责人清点、押运员或收发人员清点。
发货复核通常可以采取以下几种方式:
(1)托运复核。仓库保管员根据发货凭证负责配货,由理货员或其他保管员对货单进行逐项核对,即核对货物的名称、规格、货号、花色、数量和细数等,检查货物发往地与运输路线是否有误,复核货物的合同号、件号、体积、重量等运输标志是否清楚。经复核正确后,理货员或保管员应在出库凭证上签字盖章。
(2)提货复核。仓库保管员根据货主填制的提货单和仓库转开的货物出库单所列货物的名称、规格、牌号、等级、计量单位、数量等进行配货,由复核员逐项进行复核。复核正确,则由复核人员签字后,保管员将货物当面交提货人。未经复核或复核不符的商品不准出库。 ˉ
(3)取样复核。保管员按货主填制的正式样品出库单和仓库转开的货物出库单配货,核实无误,经复核员复核、签字后,将货物样晶当面交提货人,并办理各种交接、出库手续。
(三)包装
在货物出库时,往往需要对货物进行拼装、加固或换装等工仵,这均涉及货物的包装。对货物包装的要求是,封顶紧密,捆扎牢固,衬垫适当,标志正确、清楚。这项工作在大型仓库中由专职人员负责。
对出库商品的包装应符合下列要求:
(1)根据商品的特点和运输部门的规定,选择包装材料,确定包装大小,包装应牢固和便于搬运装卸。
(2)充分利用原包装皮,节约包装材料,尽量以旧代新,废物利用。
(3)充分注意商品在运输途中的安全。
(4)严禁性质不同、互相影响的商品混合包装。危险品必须单独包装。
(5)包装时,箱装商品应每箱附有装箱单,计重商品应附有磅
码单。
(四)点交
物料经复核无误后,必须当面向提货人或运输人按单列货物逐件点交,明确责任,办理交接手续。如是用户自提,即将货物和全部证件向提货人员当面点交,办清交接手续。如是用户委托代运,则需办理内部交接手续,向负责代运和包装的部门或人员点交清楚,由接收人签章。在货物装车时,发货人员应在现场进行监装,直到货物装运出库。发货结束后,应在出库凭证的发货联上加盖“发讫”印戳,并留据存查。
(五)登账
点交后,仓管人员应在发货单上填写实发数、发货日期等内容,并签章。
(六)现场和档案的清理
现场清理包括清理库存物料、库房、场地、设备等。档案清理是指对收发、保养、盈亏数量等情况进行整理。
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