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配送的功能最终必须通过具体的配送工艺流程来实现。配送的基本工艺流程如图 3-1 所示。
( 一) 订单处理
配送中心与其他经济实体一样, 具有明确的经营目标和服务对象。因此, 在配送中心规划建设、开展配送活动之前, 必须根据订单信息, 对顾客分布、商品特性及品种数量、送货频率等资料进行分析, 以确定所要配送的货物的种类、规格、数量和配送时间等。订单处理是配送中心组织、调度的前提和依据, 是其他各项作业的基础。
配送中心的交易起始于客户的咨询、业务部门的报表, 而后有订单的接收、业务部门查询出货目的存货状况、装卸货能力、流通加工负荷、包装、配送负荷等来答复客户, 而当订单无法依客户之要求交货时, 业务部应加以协调。由于配送中心一般均非随货收取货款, 而是于一段时间之后结帐, 因此在订单资料处理的同时, 业务人员应依据公司对该客户的授信状况查核是否已超出其授信额度。此外, 在特定时段, 业务人员应统计该时段的订货数量, 并予以调货、分配出货程序及数量。退货资料的处理亦该在次阶段予以处理。另外业务部门应制定报表计算方式、做报表历史资料管理, 制定客户订购最小批量、订货方式或订购结账截至日。
( 二) 进货
配送中心进货主要包括订货、接货、验收入库三个环节。
1.订货。配送中心收到和汇总用户的订单以后, 首先要确定配送商品的种类和数量, 然后查询现有存货数量是否满足配送需要。如果存货数量低于某一水平, 则必须向供应商发出订单、进行订货。配送中心也可以根据需求情况提前订货, 以备发货。对于物流模式的配送中心, 订货工作尤其客户直接向供应商下达采购订单, 配送中心的进货工作从负责接收商品开始。
2.接货。当供应商 ( 生产企业) 接到配送中心或用户发出订单之后, 会根据订单的要求组织供货, 配送中心则必须及时组织人力、物力接收货物, 有时还必须到站 ( 港) 、码头接运货物。
3.验收。货物到达配送中心, 即由配送中心负责对货物进行验收, 验收的内容包括质量、数量和包装三个方面。验收的依据主要是合同条款要求和有关质量标准。验收合格的商品即办理有关登帐、录入信息及货物入库手续, 组织货物入库。
( 三) 储存
在配送活动的运作过程中, 配送中心的储存作业是为了给配送提供货源保证, 对配销模式的配送中心来说, 一次性集中采购, 储备一定数量商品, 可以享受价格上的优惠。在储存阶段主要任务是保证商品在储存期间质量完好, 数量准确。
( 四) 分拣
分拣作业即交货作业人员根据客户订单要求, 从储存的货物中拣出用户所需商品的一种活动。对于小体积多品种商品可以采取摘取的方式拣选, 工作人员拉着集货箱在排列整齐的仓库货架间巡回活动, 按照拣货单上表明的品种、数量、规格挑选出用户需要的商品放入集货箱内, 再按一定方式进行分类, 或采用人工作业配合自动传输系统拣取, 也可以采取自动分拣设备拣取商品。而对大体积或大数量的商品出货, 也可以采取播种分队的方式分拣。
( 五) 流通加工
配送中心所进行的加工作业主要有:
1.初级加工活动, 如按照用户的要求下料、改制等;
2.辅助性加工活动, 如给商品加贴条码、拴标签、简单包装等;
3.深加工活动, 如把蔬菜、水果等食品进行冲洗、切割、过秤、分级和装袋; 把不同品种的煤炭混合在一起, 加工成“配煤”等。加工作业不仅是一种增值性经济活动, 而且完善了配送中心的服务功能。
( 六) 配装出货
为了充分利用运输车辆的容积和载重能力, 提高运输效率, 可以将不同用户的货物组合配装同一辆载货车上, 因此, 在出货之前还需完成组配或配装作业。有效的混载与配装, 不但能降低送货成本, 而且可以减少交通流量、改变交通拥挤状况。
目前, 各配送中心普遍推行混装 ( 或同载) 送货方式, 其作业过程有两个基本要求:
1.按送货点到达的先后顺序组织装车, 先到的装在混载货体的上面或外面, 后到的装在下面或里面。
2.要做到“轻者在上, 重者在下”, “重不压轻”。配装出货是配送中心的末端作业, 也是整个配送流程中的一个重要环节。
( 七) 送货
通常配送中心都使用自备的车辆进行送货作业, 有时也借助于社会上专业运输组织的力量, 联合进行送货作业。此外, 适应不同用户的需要, 配送中心在进行送货作业时, 可以采取定时间、定路线为固定用户送货, 也可以不受时间、路线的限制, 机动灵活的进行送货作业。